Obecność szkodników w budynkach, magazynach, obiektach produkcyjnych czy lokalach użytkowych może wynikać z wielu przyczyn i nie za każdym razem jest łatwa do zauważenia na początku problemu. Owady oraz gryzonie mogą pojawiać się tam, gdzie mają dostęp do pożywienia, wody, schronienia albo miejsc odpowiednich do rozmnażania. Z tego względu systemy ochrony przed szkodnikami nie powinny być rozpatrywane jedynie jako sposób reagowania na widoczne osobniki.

W praktyce znaczenie ma również obserwowanie śladów ich obecności, sprawdzanie miejsc zwłaszcza podatnych na zasiedlenie a także ocena warunków panujących w danym obiekcie. Odchody, uszkodzenia opakowań, ślady żerowania, charakterystyczny zapach czy martwe osobniki mogą być sygnałami, że problem występuje w większym zakresie, wręcz jeśli w trakcie oględzin nie widać żywych szkodników.

Skuteczna ocena sytuacji wymaga uwzględnienia specyfiki konkretnego miejsca. Inne zagrożenia mogą występować w pomieszczeniach zastosowanych do przechowywania żywności, inne w piwnicach, a jeszcze inne w halach, garażach lub obiektach gospodarczych. Znaczenie mają między innymi temperatura, wilgotność, sposób przechowywania materiałów oraz przystępność szczelin i nieprosto dostępnych przestrzeni. W praktyce warto zwrócić uwagę na miejsca przy instalacjach, przejściach rur, drzwiach, oknach, kanałach wentylacyjnych i połączeniach różnych elementów konstrukcji. Dosłownie niewielka szczelina może stać się drogą wejścia dla niewielkich organizmów. Z kolei pozostawione resztki towarów albo niewłaściwie zabezpieczone odpady mogą stanowić dodatkowy czynnik sprzyjający ich pojawieniu się. Dlatego sama obecność preparatu czy pułapki nie rozwiązuje wszystkich problemów, jeżeli warunki sprzyjające szkodnikom nadal pozostają niezmienione.

W współzależności od rodzaju zagrożenia używa się różnorakie metody obserwacji i ograniczania jego występowania. W przypadku owadów znaczenie może mieć rozmieszczenie miejsc monitorowania, które daje możliwość określić, gdzie aktywność jest największa i czy zjawisko pojawia się okresowo. Przy gryzoniach pomocne może być natomiast śledzenie tras przemieszczania się a także administrowanie miejsc, w których występują ślady ich aktywności. Istotne jest też regularne sprawdzanie uprzednio wskazanych wycinków, ponieważ sytuacja może konwertować się wraz z porą roku, zmianą temperatury lub sposobem użytkowania budynku. W praktyce nie za każdym razem można w tej samej chwili ustalić źródło problemu. Szkodniki mogą przemieszczać się pomiędzy pomieszczeniami, korzystać z przestrzeni niewidocznych w trakcie zwykłych oględzin albo pojawiać się okresowo. Z tego powodu pojedyncza obserwacja może nie przedstawiać pełnego obrazu sytuacji.

Przy planowaniu ochrony ważne jest także uwzględnienie sposobu użytkowania danego obiektu oraz ograniczeń związanych z obecnością ludzi, zwierząt czy przechowywanych materiałów. Całkiem inaczej podchodzi się do pomieszczenia mieszkalnego, inaczej do magazynu, a jeszcze zupełnie inaczej do miejsca, w którym odbywa się produkcja lub przechowywanie towarów wymagających określonych warunków higienicznych. Znaczenie ma także dokumentowanie obserwacji, ponieważ informacje o czasie pojawienia się szkodników, ich liczbie, zlokalizowania oraz rodzaju śladów ułatwiają porównanie sytuacji w kolejnych okresach. W niektórych przypadkach problem może być związany z warunkami zewnętrznymi, na przykład zmianą temperatury, pracami remontowymi w otoczeniu lub dostępem do nowych źródeł pożywienia. Z tego względu systemy ochrony przed szkodnikami obejmują nie tylko działania podejmowane po zauważeniu problemu, lecz również stałą obserwację miejsc, w których ryzyko pojawienia się niepożądanych organizmów jest większe.

Zobacz również: bezpieczeństwo sanitarne pracowników.