Planowanie przewozu zaczyna się znacznie uprzednio niż w chwili wyjazdu samochodu z miejsca załadunku. W pierwszej kolejności należy ustalić, co z dokładnością ma zostać przewiezione, gdzie znajduje się towar, dokąd ma trafić i w jakim terminie powinien zostać dostarczony. Pozornie są to podstawowe informacje, jednakże w praktyce właśnie ich brak lub nieścisłość na prawdę często powodują kłopoty organizacyjne.

Znaczenie mają również wymiary przesyłki, jej masa, liczba sztuk oraz sposób przygotowania do przewozu. Oczywiście nie każdy ładunek można potraktować w ten sam sposób. Towar zajmujący bardzo dużo miejsca może wymagać innego pojazdu niż przesyłka o niewielkiej objętości, ale sporej masie. Dokładnie tak samo wygląda kwestia dostępu do miejsca załadunku. Wąska droga dojazdowa, ograniczona przestrzeń manewrowa lub określone godziny przyjmowania towarów mogą wpłynąć na wybór środka transportu i przebieg całego zamówienia. Dlatego transport i spedycja w praktyce wymagają uwzględnienia wielu szczegółów, które na początku mogą wydawać się drugorzędne.

Przy organizowaniu przewozu istotne jest też prawidłowe zaplanowanie trasy. Najkrótsza droga nie zawsze znaczy najkorzystniejszy wariant, ponieważ po drodze mogą występować ograniczenia tonażowe, remonty, utrudnienia w ruchu lub odcinki, na których przejazd określonych aut jest ograniczony. W przypadku transportu międzynarodowego dochodzą przepisy obowiązujące w różnorakich państwach a także dodatkowe oczekiwania dotyczące dokumentacji. W praktyce powinno się także brać pod uwagę czas niezbędny na odprawy, postoje i czynności powiązane z obsługą ładunku. Harmonogram przygotowany bez odpowiedniego zapasu może szybko przestać odpowiadać rzeczywistej sytuacji. Z drugiej strony nadmierny margines czasowy może utrudnić późniejsze planowanie kolejnych przewozów. Właśnie dlatego osoby zajmujące się organizacją transportu muszą na prawdę bardzo często przemieniać wcześniejsze ustalenia, gdy zmieniają się warunki na trasie albo w miejscu dostawy.

Usługi transportowe i spedycyjne obejmują też czynności powiązane z przekazywaniem informacji wśród poszczególnymi uczestnikami przewozu. Nadawca musi przekazać dane dotyczące przesyłki, przewoźnik potrzebuje informacji pozwalających właściwie przygotować pojazd, a odbiorca powinien mieć świadomość tego, kiedy może spodziewać się dostawy. Wystarczy niewielka rozbieżność, ażeby pojawiła się konieczność dodatkowych ustaleń. Szczególnie widoczne jest to przy przewozach, w których występuje kilka punktów załadunku lub rozładunku. Kolejność poszczególnych etapów ma wtedy znaczenie dla czasu przejazdu a także możliwości zastosowania przestrzeni ładunkowej. W praktyce powinno się również sprawdzać zgodność dokumentów z prawdziwym stanem przesyłki. Jeżeli liczba opakowań, masa lub oznaczenia różnią się od wcześniejszych danych, może być niezbędne ponowne uwarunkowanie sposobu realizacji przewozu. Takie sytuacje pokazują, że organizacja transportu nie kończy się na znalezieniu pojazdu i wyznaczeniu trasy.

Na przebieg przewozów wpływają też czynniki, których nie można w pełni kontrolować. Warunki pogodowe, awaria pojazdu, nagłe utrudnienia drogowe czy opóźnienie w trakcie wcześniejszego rozładunku mogą przemienić plan nawet wtedy, gdy początkowe przygotowania zostały wykonane prawidłowo. W takich sytuacjach znaczenie ma szybkie przekazanie informacji i zobowiązanie, które elementy harmonogramu można zmodyfikować. W pewnych sytuacjach wystarczy przesunąć godzinę przyjazdu, innym razem potrzebna jest zmiana pojazdu albo przeorganizowanie kolejnych etapów trasy. Przy regularnych przewozach warto analizować powtarzające się przyczyny opóźnień, ponieważ mogą one wynikać nie z samej trasy, lecz np z niewłaściwego przygotowania miejsca załadunku. Takie obserwacje pozwalają nie gorzej rozumieć zależności pośród poszczególnymi etapami łańcucha dostaw i uwzględniać je przy kolejnych planach przewozowych.

Warto zobaczyć: usługi VAS.