Cyfryzacja procesów księgowych zmienia sposób dokumentowania transakcji oraz obiegu dokumentów w przedsiębiorstwach o różnej skali działalności. Wprowadzenie Krajowego Systemu e Faktur wpłynęło na konieczność dopasowania narzędzi informatycznych do nowych zasad wystawiania i przesyłania dokumentów sprzedażowych. Program do faktur z ksef daje możliwość przygotowanie ustrukturyzowanej faktury zgodnej z bieżącym schematem oraz jej przekazanie do centralnej bazy danych.

W praktyce znaczy to odejście od tradycyjnych plików PDF czy papierowych dokumentów na rzecz plików w określonym schemacie XML które podlegają walidacji przed nadaniem numeru identyfikacyjnego w systemie.

System do faktur z ksef integruje się zazwyczaj z innymi modułami wykorzystywanymi w zakładzie produkcyjnym takimi jak magazyn, sprzedaż czy księgowość. Tego typu rozwiązania pozwalają na automatyczne pobieranie danych kontrahenta, stawek podatkowych a także informacji o towarach i usługach co ogranicza konieczność ręcznego wprowadzania tych samych informacji w różnorakich miejscach. Wdrożenie odpowiedniego narzędzia wymaga analizy procesów wewnętrznych ponieważ sposób wystawiania faktur w ramach Krajowego Systemu e Faktur wiąże się z określonymi terminami przesyłania dokumentów oraz zasadami ich korygowania. Istotne znaczenie ma również kwestia nadawania uprawnień użytkownikom którzy w imieniu przedsiębiorstwa uzyskują dostęp do systemu i mogą wystawiać albo odbierać faktury.

Program do faktur z ksef może funkcjonować w modelu lokalnym albo chmurowym w zależności od przyjętej architektury informatycznej. Opcje te różnią się sposobem przechowywania danych oraz metodą aktualizacji oprogramowania. Niezależnie od modelu kluczowe jest zapewnienie zgodności z aktualną strukturą logiczną faktury ustrukturyzowanej publikowaną przez administrację skarbową. Zmiany w przepisach podatkowych mogą powodować konieczność modyfikacji oprogramowania dlatego system do faktur z ksef powinien umożliwiać bieżące dostosowanie do nowych wymagań formalnych. W praktyce obejmuje to aktualizację schematów, obsługę nowych pól obowiązkowych oraz implementację sposobu raportowania danych.

Wprowadzenie elektronicznego obiegu faktur w ramach centralnego systemu wiąże się także z obowiązkiem przeszkolenia pracowników odpowiedzialnych za rozliczenia a także obsługę dokumentów sprzedażowych. Użytkowanie z narzędzi takich jak program do faktur z ksef zmienia dotychczasowe przyzwyczajenia powiązane z archiwizacją dokumentów ponieważ przechowywanie odbywa się w systemie teleinformatycznym administracji publicznej przez określony przepisami czas. System do faktur z ksef wpływa także na relacje z kontrahentami gdyż moment uznania faktury za wystawioną jest powiązany z jej przyjęciem w systemie a nie z datą wysłania wiadomości e mail. Wszystkie te elementy sprawiają że zagadnienie elektronicznego fakturowania w oparciu o Krajowy System e Faktur stanowi bardzo ważny obszar organizacyjny i technologiczny w działalności przedsiębiorstw.

Sprawdź także informacje na ten temat tutaj: darmowy program do faktur ksef.

Informacje na stronie mają charakter wyłącznie informacyjny, nie są poradą inwestycyjną, finansową czy prawną.

[Publikacja sponsorowana]